会議の参加率を上げるためには？介護現場でできる時間調整と目的の明確化

介護施設での定例ミーティングの参加率に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、定例ミーティングの参加率が低い原因と改善策を解説します。チームの協力を促し、会議の質と参加率を同時に高めていきましょう！【執筆者／専門家：脇健仁】

本日のお悩み：会議の参加率をあげるための工夫策を教えてほしい！

施設で週１で定例のミーティングを行っているのですが、毎回家庭の事情で参加が難しい職員がいます。毎週やってるもののうち、月末だけでも参加できないか聞いてみたのですが難しいとのことです。

もちろん、どうしても参加ができない場合は仕方がないと思うのですが、参加する必要性を伝えきれていないのかなと思っています。参加率をあげるためにできる工夫策などはありますでしょうか？

会議に参加できる体制づくりを本気で考える

■執筆者／専門家

脇健仁

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ゆりかごホールディングス株式会社　代表取締役株式会社ゆりかご　代表取締役茨城県訪問介護協議会　副会長茨城県難病連絡協議会　委員水戸在宅ケアネットワーク　世話人茨城県介護支援専門員協会　水戸地区会幹事茨城県訪問看護事業協議会　監事水戸市地域包括支援センター運営協議会　委員水戸市地域自立支援協議会全体会　委員介護労働安定センター茨城支部　介護人材育成コンサルタント日本社会事業大学大学院　福祉マネジメント研究科修了（福祉マネジメント修士）聖路加国際大学看護リカレント課程　認知症看護認定看護師課程　在籍中介護福祉士・社会福祉士・精神保健福祉士・看護師・介護支援専門員・相談支援専門員・FP2級

ご質問ありがとうございます。会議の参加率をあげるためにできることですね。
この記事では、参加率をあげるためにできる体制づくりについて、考えていきます。

■参加率が低い会議に共通する課題

まず、会議の参加率が低下している原因を考えていましょう。
主な原因は、以下の通りです。

１.会議の目的が不明確
２.参加するメリットが感じられない
３.参加しないことによるデメリットがない
４.都合の悪い時間帯に設定されている

まずは、どうしても参加が難しい「都合の悪い時間帯に設定されている」について考えていきましょう。

開催時間や頻度を、チーム全体の合意のもとで設計する

■参加できる時間帯の把握と柔軟な対応

家庭の事情で参加が難しい場合は、まず「いつなら参加できるか」をスタッフと相談することが大切です。

業務終了後にミーティングを設定している施設もありますが、介護や育児などの事情がある職員にとっては、参加が困難な時間帯かもしれません。

その結果、「どうしようもないことをお願いされている」と感じてしまい、離職につながる可能性もあります。それでは本末転倒です。

■ミーティングの時間・形式の工夫

参加できる時間帯を把握したら、具体的な対応策を考えていきましょう。
主な対応方法は以下の通りです。

・ミーティング時間をコンパクトにする
・一堂に会する形式ではなく、複数回に分けて実施する
・タイムスタディで業務の隙間時間を洗い出す
・業務のばらつきを改善し、余白時間を生み出す

こうした工夫を通じて、参加できないスタッフとも丁寧に話し合い、参加しやすい体制を整えることが大切です。

■姿勢が参加率を変える

「みんなが参加できる方法を本気で考えている」という姿勢を見せることで、不参加の人数が減る可能性があります。

業務の見直しと話し合いを通じて、参加しやすい環境づくりに取り組んでみましょう。

ミーティングの目的を「明確化」して参加率を改善する

ここまでは、参加しやすい体制づくりの重要性についてお伝えしました。しかし、時間的には参加ができるはずなのに、何かと理由をつけて欠席をしてしまう職員さんもいらっしゃるのではないでしょうか。そこで、次に考えるべきは「ミーティングの目的」の明確化です。

「加算のためにやれと言われているから」といった理由では、参加する意義が見えづらく、スタッフのモチベーションにはつながりません。自分の業務に必要だからこそ参加する意味があると感じられるような目的設定が必要です。

■経営の目的とつながるミーティング設計

法人にはそれぞれ理念があり、その理念を実現するための目的があります。その目的に基づいて経営目標が設定され、さらに経営計画が立てられます。定例ミーティングは、その経営計画を円滑に遂行するための手段のひとつです。

たとえば「加算のため」と言うなら、加算がなぜ必要なのかを考えましょう。加算要件を満たすケアは、ケアの質向上につながり、法人の売上にも貢献します。結果として、職員の処遇改善にもつながるという流れを理解してもらうことが大切です。

■チームとしてのミーティングの意味

さらに、私たちはチームで働いています。そもそもチームとはどのような集団のことを指すのでしょうか。チームの定義は以下の通りです。

１.共通する目的がある
２.役割が分担されている
３.メンバー同士が依存し合う
４.チーム内外の境界がある

上記４つを満たす集団が「チーム」と言えます。そのため、ミーティングにおいては、共通の目的を達成するために役割を明確にし、互いに協力し合う時間であることを伝える必要があります。

■ミーティング内容は目的に沿っているか？

「今回のミーティング、何を話そう？」とその場の思いつきで内容を決めていませんか？それでは目的から外れてしまう可能性があります。ミーティングの内容を考える際は、以下のような手順で逆算して考えるとよいでしょう。

・１年間で達成したい目的は何か
・そのために１か月で取り組むべきことは何か
・今週話し合うべきことは何か

このように逆算して考えることで、ミーティングの内容が目的に沿ったものになるはずです。漫然と行うのではなく、目的を意識したミーティング運営が大切です。

会議は「みんなの時間」を使っているという意識を持とう！

ここまで、参加しやすい体制づくりと、目的の明確化についてお伝えしてきました。そして、最後に忘れてはならないのが、時間の重みです。

誰かをミーティングに呼ぶということは、その人の時間を使うということ。 そして時間とは、命そのものです。命は有限であり、時間はすべての人に平等に与えられています。

たった５分でも、その時間に命を使うだけの価値があるミーティングになっているでしょうか？もしかすると、参加者の中には「この会議は自分の命を使う価値がない」と感じている人もいるかもしれません。