第69話　「シフト」（マンガで学ぶシフトづくりのコツ）解説付き

シフト作成はリーダーの腕の見せ所ですね。「まるで虫食いパズル」という表現は、まったくもって同感です。
私は、特養の介護主任、介護課長時代にシフト表を作成していましたが、意外と好きな仕事だったのでそのコツ（ポイント）を2点お伝えします。

シフト表をつくることが苦手、面倒という方が多いと聞きますが、そういった方は単なる作業になってしまっている可能性があります。そんな状況を打開するため私が提案するのは、「そもそもなんで作っているかを明確にする」ことです。
シフト（shift）とは和訳で、位置を移動させること、体制などを移行させることとあります。
ということは、職員の勤務時間を移動させながら、オペレーションに必要な人員配置を行うこと＝シフト表となりますよね。

となると何が大切でしょうか？
勤務表を作る前に今のオペレーション（どの時間に何人の人がどんな作業を行う）が最適かを常に振り返ることです。シフト表を、単なる表作り作業ではなく、人を動かすマネジメントのツールと捉えましょう。
するとその目的は、ご利用者さんへ適切なサービスを提供し、その質を向上させることになりませんか。

有名なレンガ職人の寓話を紹介します。
3人のレンガ職人に何してるんですか？と聞くとA職人は、「レンガをつんでるんだよ」と言います。B職人は、「壁を作ってるんだよ」と言います。そして、C職人は「子供たちのために教会を作っているんだよ」と言います。
だれが一番いい仕事をするかは、もうおわかりですよね。

「なんだよこの勤務表、4日連続早番かよ」「この日、このメンバーでまわせるの？」「いつも誰さんばかり土曜休み、エコ贔屓では」このような言葉を何度聞いたことか・・・涙。
しかし、冷静にこの言葉を考えてみましょう。主語は職員なんです。

職員も人。ひとそれぞれ、自分の考えや思いがあって当たり前です。
この状況を打開するため、私は「みんなの理想の勤務表とは」のアンケートを実施しました。その中で出てきたのは、公平に希望休みが取れるようにしてほしい、合わない人との勤務を避けてほしいなどいろんな意見です。

そしてこのアンケートを元に会議を行いました。私は、みんなの意見を受け止めた上で、シフト表を作る大変さやコツ一で述べた目的、そしてその目的達成にみんなの要望を全て反映することは不可能であることを伝えました。すると、この会議からはシフト作成にみんな協力的になってくれました。

いかがでしょうか？最近、条件をいれればAIが自動的にシフト表を作成するソフトが数社からリリースされていますね。
まだまだ改善の余地があるとは思いますが、将来的には活躍する時代もくるのではと考えます。

しかし、大半の方がこの2つのコツを意識せずに毎月表をつくる作業をしているのが実情でしょう。シフト表が複雑になるのは、職員の要望の多さに比例していきます。複雑になればなるほど、時間もかかり頭を悩ませます。
なんのためのシフト表なのか？一度みんなで考えてみるのもいいかもしれませんね。

今月も、この時期がやってきた…
主任の頭を悩ませるもの、それは「シフト作成」
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増田さんをこの日に、並木さんを次の日にして…
金井さん、葛西さんを配置すれば…
キターーー！

この達成感は、シフトを埋めた者にしか分からない！！
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次回もお楽しみに！